Nâng cao kỹ năng ra quyết định của nhóm

Nâng cao kỹ năng ra quyết định của nhóm

(HR) Các công ty lớn khi xây dựng những sản phẩm mới đều dựa trên dữ liệu đã có và tuân theo một quy trình xác định. Nhưng liệu những nhóm nhỏ hơn khi xây dựng sản phẩm mới cũng làm như vậy ?

"Câu trả lời thực sự là không", Paul, một nhân viên phát triển sản phẩm tại công ty thiết bị y tế US đã nói như vậy. "Nhóm chúng tôi không nghĩ nhiều về quy trình ra quyết định. Tôi cũng không biết chính xác cách tiếp cận nhóm đối với vấn đề sẽ phải như thế nào, mặc dù ngay tại những bước đầu tiên, chúng tôi đã phải tìm một cách truyền thông tốt hơn".

Paul là một trong số những tình nguyện viên cho nghiên cứu về giáo dục quản lý mang tên Babson của chúng tôi. Chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu về các nhóm phát triển sản phẩm tại 21 công ty khoa học và kỹ thuật và chỉ có 6 nhóm hoạt động theo một cách có cấu trúc và hướng dữ liệu trong khi 18 nhóm cho rằng sự thay đổi ở quy mô toàn tổ chức có tác dụng quan trọng hơn hai điều trên.

Tại sao lại có khoảng cách trong dòng dữ liệu giữa tổ chức và nhóm? Mặc dù phân tích của chúng tôi còn rất cơ bản với số lượng mẫu nhỏ, nhưng cũng cho ra tối thiểu 3 câu trả lời cho câu hỏi trên.

Nguyên nhân thứ nhất đến từ quan niệm "làm tới đâu tính tới đó". Ở những giai đoạn đầu tiên các nhóm không thiết lập một quá trình và các tiêu chuẩn chung cho việc ra quyết định. Thay vào đó họ tiếp cận thẳng vào vấn đề và cuối cùng thì các ý kiên quy đồng về một số điểm. Tám trong số những người được phỏng vấn thể hiện sự đồng ý với quan điểm này.

Theo một nhà phát triển phần mềm "quyết định ban đầu được đưa ra bởi rất nhiều người hoặc bởi nhà quản lý chương trình". Nhưng giờ đây, chúng tôi đã sử dụng một quy trình chung giúp chúng tôi có thể thống nhất. Mọi người giờ đều nói "đây là kết quả", "đây là điều mà chúng ta đang nói về". Chúng tôi nắm rõ được mình đang nói về điều gì, ai sẽ làm nó, khi nào họ làm và khi nào chúng tôi sẽ phải đưa ra quyết định việc đó có được làm hay không.

Quan niệm này có nguồn gốc đến từ vấn đề lòng tin. Các nhóm mới tập hợp gồm những lao động trí óc, những nhà khoa học, các kỹ sư vật liệu, thiết kế sản phẩm và những người khác cần có thời gian để các thành viên xây dựng lòng tin với nhau. Một số người được phỏng vấn nói rằng họ muốn quá trình xây dựng lòng tin trong nhóm sẽ diễn ra đồng thời với việc thiết lập một quy trình ra quyết định rõ ràng. Phó chủ tịch phát triển sản phẩm của một công ty đã kể cho chúng tôi về nhóm của ông. Họ đã làm việc với nhau trong nhiều năm.

Tuy nhiên, phải sau một đợt tập huấn do công ty tổ chức "với những bài tập về cách ra quyết định" nhóm của công mới làm quen và có một cách tiếp cận rõ ràng hơn về công nghệ phát triển vi chíp. Đợt đào tạo vốn tập trung vào xây dựng lòng tin và cách ra quyết định "đã nâng cao hiệu năng của nhóm" theo cách mà ông trước đây chưa từng nghĩ đến.

Nguyên nhân thứ hai đến từ vấn đề không có các tiêu chuẩn chung. Các thành viên thiếu chắc chắn về những loại dữ liệu họ sẽ sử dụng. Đôi khi những mối quan hệ chính trị đằng sau cũng là nhân tốt dẫn tới sự không chắc chắn này. Lấy ví dụ, để giải thích tại sao là có việc "thiếu tính ổn định" trong quy trình ra quyết định của nhóm, một kĩ sư điện mô tả nó như một cuộc đua ngựa.

"Những người lãnh đạo công nghệ có tầm nhìn dài hạn khi làm việc với những ý tưởng mới", trong khi "trái lại, những người lãnh đạo kinh doanh có tầm nhìn ngắn hạn hướng tới mục đích đạt được mục tiêu tài chính". Điều đó khiến cho việc quyếtnhân sựđịnh dựa trên dữ liệu của nhóm anh ta bị thay đổi tùy thuộc vào việc vị lãnh đạo nào có ưu thế hơn.

Trong các trường hợp khác, các nhóm sử dụng rất nhiều công cụ điều khiển chất lượng như sigma, phân tích rủi ro/lợi nhuận, mô hình thất bại và phân tích hiệu quả. Nhưng như 5 trong số những người được hỏi đã xác nhận, các nhóm thường không thống nhất về loại dữ liệu sẽ ảnh hưởng tới quyết định và loại dữ liệu đơn giản chỉ "gây nhiễu".

Nguyên nhân thứ ba đến từ việc không xác định rõ được phương thức. Rốt cục thì, các quá trình đổi mới trên toàn tổ chức đã không làm thay đổi tính chất của nhóm. "Chúng tôi sử dụng quá trình kiểm tra trên toàn công ty, nhưng quá trình ra quyết định của nhóm thì chưa được chuẩn hóa nhiều, một kĩ sư hóa học cao cấp đã đưa ra vấn đề này. Mọi thứ đều dựa nhiều vào người trưởng nhóm".

11 người trong số những người được phỏng vấn cho biết họ thường cung cấp dữ liệu của nhóm cho những người có quyền quyết định, thường là các quản lý cao cấp, trưởng chương trình, hay một nhà khoa học cao cấp. Tuy nhiên, nhiều người trong số họ băn khoăn về việc những thông tin họ cung cấp có được người ra quyết định sử dụng hay không.

Không nhận được phản hồi, các thành viên nhóm sẽ tiếp tục băn khoăn về tính hữu ích của những dữ liệu mà họ cung cấp, liệu nó có giúp tăng lợi nhuận hay năng suất không? liệu nó có giúp công việc tiến triển không? Phê phán về sự thiếu kết nối giữa nhóm và tổ chức, một nhà khoa học trong lĩnh vực hóa-sinh nhấn mạnh "Tôi không thật sự tham gia vào quá trình ra quyết định ở mức cao, vì vậy tôi không thể nói thay cho tổ chức". Không hề có một ý kiến nào ủng hộ cho sự thiếu kết nối này.

Một nhà nghiên cứu dược phẩm chữa ung thư tin rằng công ty của bà đã vượt qua sự thiếu kết nối này. Để ra quyết định, các cuộc họp được tổ chức hàng tuần giữa các phòng và bộ phận khác nhau. Mặc dù chủ yếu quyết định đã được đưa ra bởi lãnh đạo, nhưng những cuộc họp này đã "tạo ra thảo luận mở, khiến mọi người thấy họ đã đóng góp như thế nào, ý kiến của họ đã tác động tới quyết định cuối cùng như thế nào?"

Tuy nhiên, trường hợp tại công ty của bà là một ngoại lệ, ít nhất trong số những ví dụ của chúng ta.

Một phương thức để vượt qua tình trạng thiếu dữ liệu và cấu trúc của các nhóm phát triển sản phẩm là bỏ phiếu. Một vài người trả lời phỏng vấn cho biết họ đã bắt đầu sử dụng việc bỏ phiếu điện tử để giải quyết một số vấn đề được mô tả ở trên. Lấy ví dụ, một kĩ sư công nghệ đã nói với chúng rằng bỏ phiếu không chỉ để mọi người hiểu cảm giác được tham gia vào nhóm, và cũng có chức năng đưa ra quyết định".

Để đưa ra quyết định đúng thời hạn, nhóm cần bỏ phiếu, nhưng "nhóm không thể bỏ phiếu khi chưa có đủ một lượng dữ liệu thích hợp nào đó được thu thập". Ông cũng thừa nhận rằng có sự linh hoạt trong cách hiểu "thích hợp" là như thế nào ?

Bỏ phiếu cũng nhấn mạnh mối liên hệ giữa quá trình ra quyết định nhóm với quá trình cách mạng tổ chức, làm cho dữ liệu liên quan rõ ràng và được văn bản hóa. "Người ta bỏ phiếu với nhiều tiêu chí khác nhau. Đâu là vấn đề chính? Vấn đề nào nên được coi trọng hơn trong quá trình ra quyết định?" một kĩ sư đã nói như vậy.

Giờ bạn đã tin rằng cố thể cải thiện quy trình ra quyết định liên quan tới sản phẩm mới của nhóm mình chứ?

Bài viết của H. James Wilson trên Harvard Business Publishing. Tác giả là nhà nghiên cứu và nhà văn cao cấp tại Babson Executive Education ở Wellesley, MA. - Quantri.Vn

Các phương pháp đánh giá công việc

(HR) Mỗi một phương pháp đánh giá đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Tuỳ vào từng trường hợp cụ thể của từng DN, các phương pháp áp dụng khác nhau sẽ cho hiệu quả lợi ích khác nhau. Có 3 phương pháp đánh giá thành tích công việc thường được sử dụng trong thực tiễn là phương pháp đánh giá cho điểm (rating scale), phương pháp đánh giá mô tả (essay method) và phương pháp đánh giá theo kết quả (results-oriented) hay phương pháp đánh giá quản trị mục tiêu (management by objectives). Ngoài ra còn rất nhiều phương pháp đánh giá khác như phương pháp tự đánh giá, phương pháp đánh giá từ dưới lên, phương pháp đánh giá từ phía khách hàng, phương pháp đánh giá 360o hay toàn diện...

DN thường áp dụng những phương pháp đánh giá thành tích nào? Ưu nhược điểm của chúng là gì? Bài viết sau đây cung cấp cho bạn đọc một số phương pháp đánh giá được sử dụng phổ biến trong các DN và những phân tích chi tiết giúp nhà quản lý DN có cơ sở để lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp cho DN mình. Ngoài ra, bài viết còn tổng kết một số nguyên tắc cơ bản cần lưu ý cho nhà quản lý DN trong quá trình thiết kế hệ thống đánh giá trong DN.

Phương pháp đánh giá cho điểm

Phương pháp đánh giá cho điểm cho phép người sử dụng có nhiều lựa chọn trong việc thiết kế mô hình đánh giá. Theo phương pháp này người đánh giá xem xét từng tiêu chí đánh giá (đặc điểm của người được đánh giá) và cho điểm hoặc xếp hạng dựa trên một thang đánh giá được xây dựng từ trước. Thông thường thang đánh giá (thang điểm) gồm một số bậc được xếp hạng từ thấp tới cao, từ “kém” cho tới “xuất sắc” hoặc một cách sắp xếp tương tự nào đó.

Mỗi một đặc điểm cần đánh giá sẽ có một thang điểm phù hợp. Thông thường các đặc điểm cần đánh giá về nhân viên bao gồm mức độ hợp tác trong công việc, khả năng trao đổi, diễn đạt thông tin, tính sáng tạo, tính kỷ luật về giờ giấc, nội quy làm việc, kỹ năng làm việc, và một số đặc điểm khác tuỳ thuộc vào yêu cầu và điều kiện cụ thể của từng DN. Nói chung, bản chất và mức độ của từng đặc điểm cần đánh giá là do người thiết kế thang điểm hoặc nhu cầu đánh giá của DN quy định.

Khi lựa chọn những đặc điểm cần đánh giá (tiêu chí đánh giá), người thiết kế phải luôn giữ nguyên tắc là các đặc điểm này bắt buộc phải liên quan tới công việc của nhân viên hay người được đánh giá.

Ưu điểm

Ưu điểm lớn nhất của phương pháp đánh giá cho điểm là phương pháp này có kết cấu rõ ràng. Việc tiêu chuẩn hoá cho phép kết quả xếp hạng dễ dàng được so sánh và đối chiếu - thậm chí đối với toàn bộ nguồn nhân lực của doanh nghiệp.

Theo phương pháp này, mọi nhân viên đều phải trải qua quá trình đánh giá như nhau với các tiêu chí và thang điểm (tiêu chuẩn đánh giá) cơ bản như nhau. Điều này tạo ra sự bình đẳng trong việc đánh giá nhân viên và một thước đo thành tích công việc chuẩn trong toàn bộ DN.

Phương pháp đánh giá cho điểm rất dễ hiểu và dễ sử dụng bởi vì khái niệm cho điểm là rất rõ ràng: cả người đánh giá và người được đánh giá đều dễ dàng thấy được logic đơn giản và hiệu quả của thang điểm đánh giá. Chính vì vậy đây là phương pháp phổ biến và được áp dụng rộng rãi.

Nhược điểm

Vấn đề lựa chọn tiêu chí đánh giá. Liệu những đặc điểm được lựa chọn để đánh giá (tiêu chí đánh giá) trong phương pháp đánh giá cho điểm có liên quan một cách rõ ràng tới công việc của toàn bộ nhân viên? Một điều không thể tránh khỏi là với một hệ thống đánh giá thành tích công việc cố định và đã được tiêu chuẩn hoá là một số đặc điểm sẽ có mối liên quan chặt chẽ tới một công việc nào đó hơn so với các công việc khác. Ví dụ đặc điểm tính sáng tạo có thể không quan trọng đối với những công việc có quy trình rõ ràng hoặc được kết cấu một cách chặt chẽ. Trong những trường hợp như vậy, đánh giá thấp về tính sáng tạo không ngụ ý rằng nhân viên được đánh giá thiếu tính sáng tạo. Ngược lại, điều đó phản ánh một thực tế rằng nhân viên đó ít có cơ hội sử dụng hoặc thể hiện đặc điểm cụ thể này. Vì thế có thể nói sự liên quan hay phù hợp của thang đánh giá nhạy cảm với các điều kiện cụ thể của DN và do vậy, cần phải xem xét, cân nhắc kỹ tới loại hình công việc và môi trường làm việc khi xây dựng phương pháp đánh giá này.

Ngoài ra, khi xây dựng tiêu chí đánh giá (đặc điểm cần đánh giá nhân viên) và thang điểm đánh giá người thiết kế luôn tìm cách tóm lược toàn bộ những dấu hiệu có liên quan tới thành tích công việc của nhân viên. Họ luôn cố gắng sao cho tất cả dấu hiệu đúng và tốt về thành tích công việc đều được xem xét và đưa vào biểu mẫu đánh giá, và tất cả dấu hiệu sai và không liên quan đều bị loại bỏ. Tuy nhiên giả định này là khó có thể đạt được trên thực tế. Thành tích công việc của một nhân viên có thể phụ thuộc và những nhân tố không được đưa vào các đặc điểm (tiêu chí) được lựa chọn để đánh giá. Điều này có nghĩa là kết quả đánh giá của một nhân viên có thể phản ánh công sức và giá trị của họ đối với DN không đúng hoặc không công bằng.

Sai sót lựa chọn của người đánh giá. Sai sót lựa chọn là xu hướng của người đánh giá khi đánh giá một người khác một cách chủ quan, và sau đó tìm bằng chứng chứng minh cho đánh giá của mình (đồng thời bỏ qua hoặc hạ thấp những bằng chứng phủ nhận hay mâu thuẫn những đánh giá mang tính chủ quan đó).

Đây là hiện tượng tâm lý phổ biến và bình thường chi phối con người. Nói cách khác, chúng ta chỉ thấy được ở người khác cái mà ta muốn thấy. Ví dụ là khi người đánh giá tin rằng một nhân viên về bản chất là tốt thì sẽ dễ dàng bỏ qua các chứng cứ mâu thuẫn với nhận xét này. Và nếu như thực tế nhân viên này lười nhác thì thay vì chỉnh đốn anh ta người đánh giá có khi lại che chở hoặc thậm chí còn đưa ra những lý do biện hộ cho thành tích công việc kém cỏi của nhân viên đó. Ngược lại, giả sử người đánh giá có thể có ấn tượng không tốt về nhân viên được đánh giá. Khi đó người đánh giá thường trở nên khắt khe một cách bất hợp lý trong ý kiến đánh giá của mình về nhân viên, và luôn sẵn sàng chỉ trích và hành động gây bất lợi cho nhân viên đó.

Hiện tượng sai sót này ít khi được thể hiện một cách rõ ràng. Vì thế, nó có thể là một mối đe doạ đáng kể ảnh hưởng tới tính hiệu quả và độ tin cậy của hệ thống đánh giá thành tích công việc trong DN.

Sai sót mang tính nhận thức. Sai sót nhận thức xảy ra khi người đánh giá không nắm được bản chất, ý nghĩa của các tiêu chí, đặc điểm được lựa chọn để đánh giá và ngôn ngữ sử dụng trong thang điểm đánh giá. Ví dụ, đối với một người đánh giá, một nhân viên có thể được đánh giá là sáng kiến khi báo cáo tình hình cho cấp trên. Tuy nhiên, đối với một người đánh giá khác, điều này lại cho thấy nhân viên đó lại quá phụ thuộc vào sự giúp đỡ của cấp trên – và do đó anh ta bị đánh giá là thiếu sáng kiến.

Cũng như vậy, ngôn ngữ và thuật ngữ sử dụng để xây dựng thang điểm – ví dụ như “trên mức yêu cầu” hoặc “dưới mức trung bình” – có thể hiểu rất khác nhau đối với những người đánh giá khác nhau.

Sai sót cho điểm hay sai sót xếp hạng. Không giống như sai sót mang tính nhận thức, sai sót loại này thuộc về chủ quan của người đánh giá. Sai sót cho điểm (sai sót xếp hạng) phổ biến nhất là sai sót đánh giá mang tính trung lập. Những người đánh giá bận rộn, hoặc lo ngại sự bất hoà hay sự trả thù thường có xu hướng đưa ra những đánh giá thờ ơ, bất kể thành tích công việc của nhân viên được đánh giá như thế nào đi chăng nữa. Do vậy, các kết quả đánh giá thường xoay xung quanh mức độ hay điểm trung bình. Vấn đề này càng trở nên tồi tệ hơn trong các DN có hệ thống đánh giá thành tích công việc mà không được cấp quản lý ủng hộ, hoặc người đánh giá không được tự tin trong công việc đánh giá của mình.

Phương pháp đánh giá mô tả

Trong phương pháp đánh giá mô tả, người đánh giá thể hiện đánh giá của mình về người được đánh giá bằng việc viết một bản báo cáo đánh giá.

Báo cáo đánh giá thường tập trung mô tả những điểm mạnh và điểm yếu cụ thể nào đó về thành tích công việc của người được đánh giá. Trong báo cáo đánh giá người đánh giá còn có thể đề xuất các biện pháp nhằm khắc phục những tồn tại phát hiện được trong quá trình đánh giá. Người đánh giá có thể tự mình viết báo cáo đánh giá hoặc có thể kết hợp cùng với người được đánh giá viết báo cáo.

Ưu điểm

So với phương pháp cho điểm, phương pháp đánh giá mô tả cho phép người đánh giá có thể thực hiện đánh giá hầu hết mọi khía cạnh có liên quan tới kết quả thành tích công việc của người được đánh giá. Đây là điểm khác biệt rõ rệt với những phương pháp khác có các tiêu chí đánh giá được được quy định một cách cứng nhắc, không mềm dẻo.

Khi áp dụng phương pháp đánh giá này, người đánh giá có thể chủ động hoàn toàn về việc đưa ra mức độ đánh giá về các vấn đề mà họ cảm thấy là phù hợp và hợp lý. Chính vì vậy, quá trình đánh giá là không bị giới hạn và rất linh hoạt. Nói cách khác, người đánh giá sẽ cảm thấy không bị gò bó như trong hệ thống đánh giá khác có tính hạn chế sự diễn đạt của người đánh giá hoặc như hệ thống cho rằng các đặc điểm của nhân viên có thể mổ xẻ đánh giá một cách riêng rẽ và rõ ràng.

Nhược điểm

Phương pháp đánh giá mô tả cũng có một số nhược điểm nhất định. Phương pháp này là một phương pháp tiêu tốn nhiều thời gian và không dễ thực hiện. Đối với người đánh giá phương pháp đánh giá này đòi hỏi những yêu cầu khắt khe hơn so với phương pháp đánh giá khác, đặc biệt là về khả năng diễn đạt và óc tổng hợp.

Sự mô tả về thành tích công việc của người được đánh giá một cách tự nhiên, không gò bó vừa là một ưu điểm, nhưng đồng thời cũng chính là nhược điểm của phương pháp đánh giá mô tả. Kỹ năng viết báo cáo đánh giá theo phương pháp mô tả của những người đánh giá khác nhau thật khó có khả năng như nhau. Điều này có thể làm hạn chế hoặc méo mó toàn bộ quá trình đánh giá. Hơn nữa, do quá trình đánh giá mang tính chủ quan nên rất khó có thể so sánh và đối chiếu kết quả đánh giá của những người được đánh giá khác nhau. Và như thế có nghĩa là việc rút ra kết luận chung hay khái quát về nhu cầuđào tạo, phát triển nguồn nhân lực của DN sẽ gặp khó khăn.

Phương pháp đánh giá theo kết quả (Phương pháp đánh giá quản trị mục tiêu)

Trong vài thập niên gần đây, một trào lưu mới về phương pháp đánh giá thành tích công việc đã được giới kinh doanh cấp tiến tán thành và ủng hộ rộng rãi. Đó là phương pháp đánh giá quản trị mục tiêu. Phương pháp đánh giá quản trị mục tiêu là phương pháp hướng kết quả vì theo phương pháp này thành tích công việc của nhân viên được xác định dựa trên mức độ đạt được của nhân viên đó so với mục tiêu công việc đã được xác định từ trước. Thông thường, các mục tiêu này được cấp quản lý và chính nhân viên cùng xây dựng (ví dự mục tiêu của người phụ trách bán hàng có thể là tăng doanh thu trong 6 tháng cuối năm thêm 300 triệu chẳng hạn). Quá trình xây dựng mục tiêu là quá trình mà nhân viên tự xác định những kỹ năng cần thiết để đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Họ không cần người khác phải phân tích các điểm mạnh, điểm yếu của mình để giao nhiệm vụ và phân bổ các nguồn lực (bao gồm cả quyền hạn và trách nhiệm) để có thể hoàn thành công việc. Chính bản thân nhân viên đòi hỏi phải tự giám sát quá trình phát triển của bản thân mình.

Ưu điểm

Phương pháp đánh giá quản trị mục tiêu khắc phục được một số vấn đề phát sinh do giả định rằng những đặc điểm cần thiết để hoàn thành tốt công việc của nhân viên có thể xác định và đo lường một cách đáng tin cậy. Thay vì phải giả định về những đặc điểm của nhân viên, phương pháp đánh giá quản trị mục tiêu lại tập trung vào kết quả công việc thực tế.

Nếu một nhân viên đạt hoặc vượt mục tiêu đã được xác định và thống nhất từ trước, thì nhân viên đó sẽ được đánh giá là hoàn toàn chấp nhận được. Nhân viên được đánh giá theo kết quả công việc thực tế, chứ không phải về khả năng của họ, một phạm trù dễ bị ảnh hưởng bởi ý kiến chủ quan của người đánh giá.

Cơ sở lý luận của phương pháp đánh giá quản trị mục tiêu là có thể nhìn nhận được kết quả công việc một cách trực tiếp trong khi đặc điểm của nhân viên (có thể có hoặc có thể không ảnh hưởng tới thành tích công việc) chỉ có thể được suy đoán hoặc suy luận ra mà thôi.

Phương pháp đánh giá quản trị mục tiêu cho rằng việc mổ xẻ phân tích chi tiết những nhân tố phức tạp khác nhau tạo nên thành tích công việc của nhân viên là rất khó khăn. Thành tích công việc của nhân viên không thể chia nhỏ thành các nhân tố cấu thành để nghiên cứu. Các   nhân sựhttp://blognhansu.Netnhân tố này cần được xem xét trong một tổng thể không tách rời, cái mà ta có thể quan sát và đo lường được một cách trực tiếp.

Nhược điểm

Phương pháp đánh giá quản trị mục tiêu giúp nhân viên có được cảm giác hài lòng về tính tự chủ trong việc đánh giá và sự hoàn thành mục tiêu. Nhưng mặt khác, phương pháp này có thể dẫn tới kỳ vọng không thực tế về một mục tiêu có thể hoặc không thể hoàn thành một cách hợp lý.

Một điểm mạnh của phương pháp đánh giá quản trị mục tiêu là tính rõ ràng của mục tiêu. Nhưng đó cũng chính là yếu điểm của phương pháp này. Hiển nhiên các DN hiện đại cần hết sức linh hoạt trong kinh doanh để tồn tại. Trong khi đó, những mục tiêu, tự bản thân nó lại tạo ra một có gì đó cứng nhắc. Dĩ nhiên, giải pháp ở đây là những mục tiêu này cần xây dựng sao cho có thể thay đổi và mềm dẻo hơn. Nhưng mục tiêu càng mềm dẻo bao nhiêu thì sẽ càng không rõ ràng bấy nhiêu. Mục tiêu thay đổi sẽ làm nhân viên bối rối và mục tiêu mềm dẻo có thể bị méo mó, sai lệch để nguỵ trang hoặc bào chữa những yếu kém trong thành tích công việc.

Những phân tích trên đây là rất chi tiết cho từng phương pháp đánh giá. Tuy nhiên để có thể thiết kế được bất kỳ một mô hình đánh giá nào được tốt thì người xây dựng phải nhận thức được một số nguyên tắc sau đây:

Khuyến khích thảo luận trong quá trình đánh giá. Nhiều nghiên cứu cho thấy người được đánh giá thường cảm thấy hài lòng với kết quả đánh giá hơn nếu họ có cơ hội được trao đổi, thảo luận về kết quả thành tích công việc của chính mình một cách thoải mái và thẳng thắn. Ngoài ra, khi được nói về chính thành tích của mình, người được đánh giá còn cảm nhận được tính công bằng của quá trình đánh giá.

Ý kiến nhận xét phải mang tính xây dựng. Một điều quan trọng là người được đánh giá cần nhận thấy những ý kiến nhận xét có tính chất phê bình từ việc đánh giá là mang tính xây dựng, nhằm mục tiêu giúp họ vượt qua những khó khăn hiện tại và cải thiện kết quả thành tích công việc của chính họ trong tương lai. Người được đánh giá sẽ bớt lo lắng về những ý kiến phê bình và nhận thấy những ý kiến phê bình này là hữu ích, nếu như họ nhận thấy ý định của người đánh giá mang tính xây dựng.

Ngược lại, những nhận xét thiếu tính xây dựng (nhận xét không rõ ràng, không được thông báo tới người được đánh giá, không công bằng hoặc không được thể hiện đúng cách) sẽ dẫn đến trạng thái bực tức, oán hận, căng thẳng và mâu thuẫn trong công việc, cũng như việc người được đánh giá không muốn và phản kháng thay đổi, không công nhận yếu kém, và cuối cùng là thành tích công tác tồi tệ.

Coi trọng xây dựng mục tiêu phấn đấu. Xây dựng mục tiêu phấn đấu là một nhân tố quan trọng trong động cơ làm việc của người được đánh giá. Mục tiêu phấn đấu khuyến khích nỗ lực của nhân viên, tập trung chú ý, tăng tính kiên trì, bền bỉ, và khuyến khích nhân viên tìm tòi phương pháp làm việc mới và tốt hơn.

Tính hữu dụng của mục tiêu phấn đấu như một nguồn kích thích động cơ làm việc là một trong nhiều học thuyết quản trị được nhiều người ủng hộ nhất. Một điều cũng rõ ràng là những mục tiêu phấn đấu cụ thể, khó và được nhân viên chấp nhận sẽ làm cho nhân viên đạt được thành tích công việc cao hơn so với những mục tiêu dễ đạt được, mơ hồ (như thể cố gắng hết sức) hoặc không có mục tiêu phấn đấu nào cả.

Người đánh giá phải được tin. Để có được kết quả đánh giá phản ánh đúng thành tích công việc của nhân viên, người đánh giá phải là người trình độ, có kiến thức và được tín nhiệm. Hơn nữa, người đánh giá phải cảm thấy thoải mái với phương pháp, kỹ thuật đánh giá được áp dụng và phải am hiểu công việc cũng như thành tích của nhân viên.

Khi các điều kiện này được thoả mãn, người được đánh giá sẽ cảm nhận được quá trình đánh giá là chính xác và công bằng. Do đó họ sẽ dễ dàng chấp nhận những ý kiến phản hồi từ phía người đánh giá và sẵn sàng thay đổi.

Tóm lại, có thể có nhiều phương pháp đánh giá thành tích công việc. Tuy nhiên, cho tới nay chưa có một phương pháp đánh giá nào được cho là hoàn hảo. Mỗi một phương pháp đều có một số ưu điểm nhưng cũng có một số nhược điểm nhất định. Để hệ thống đánh giá phát huy hiệu quả tối đa, nhà quản lý phải hiểu được bản chất của từng phương pháp, lựa chọn và vận dụng/điều chỉnh sao cho phù hợp với điều kiện cụ thể của DN mình. Điều quan trọng là người quản lý phải giữ cho được một số nguyên tắc như đã trình bày trong quá trình xây dựng hệ thống đánh giá. Hy vọng đây là mộttài liệutham khảo đem lại lợi ích thiết thực cho việc quản trị nguồn nhân lực trong DN nói riêng và cho việc quản trị DN nói chung./.

(Theo Cao Hồng Việt - Tạp chí Công nghệ thông tin & Truyền thông) - Lưu trữ tại Quantri.Vn

Những sai lầm cần tránh khi sử dụng nhân sự đối với doanh nghiệp nhỏ

(HR) Các doanh nghiệp nhỏ thường gặp những thiếu sót hoặc sai lầm sau trong quan hệ sử dụng lao động mà một số biểu hiện rõ nhất là:

- Thiếu chính sách, quy định và quy trình làm việc, từ đó dẫn đến
hợp đồng thuê lao động không cụ thể, rõ ràng.
- Thiếu bản mô tả công việc và trách nhiệm cho từng vị trí.
- Không nhất quán trong chính sách và hành động. Có sự thiên vị với cá nhân hoặc một nhóm nhân viên.
- Không có biện pháp đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.
- Chần chừ mỗi khi có trường hợp buộc phải sa thải.

Dưới đây là một số giải pháp để khắc phục.

Có chính sách, quy định và quy trình làm việc

Trừ phi quy mô quá nhỏ, chỉ có vài người thân quen cùng làm việc, một công ty có năm nhân viên trở lên đã cần thiết lập chính sách, quy định và quy trình làm việc. Nội dung có thể bao gồm giờ làm việc, số ngày nghỉ, thời hạn nghỉ sinh, bảo hiểm y tế, chế độ nghỉ đặc biệt nếu bệnh cần điều trị lâu dài, chế độ du lịch hàng năm, vi phạm dẫn đến buộc thôi việc…

Thật ra, nhiều nhân viên sẵn sàng làm việc tại các công ty nhỏ để được học hỏi kinh nghiệm, làm việc tự do và linh động trong một môi trường ít cạnh tranh và thân thiện hơn so với các công ty lớn. Việc đưa chính sách, và quy định vào văn bản sẽ đưa mọi việc vào quy củ, giúp nhân viên không còn phải thắc mắc, dò hỏi lẫn nhau về quyền lợi, mà sẽ yên tâm làm việc lâu dài hơn.

Có bản mô tả công việc và trách nhiệm

Bản mô tả trách nhiệm công việc đi kèm mỗi chức danh là căn cứ giúp công ty trả lương dựa theo mức tương ứng trên thị trường, đồng thời đánh giá được nhân viên có làm tròn nghĩa vụ hay không khi xét tăng lương, khen thưởng. Đây là phương tiện giúp ban giám đốc đánh giá được hiệu quả công việc của đội ngũ nhân viên.

Tính nhất quán cao

Phải duy trì sự thống nhất giữa hành động với nội quy, tuyệt đối không phân biệt đối xử giữa các nhân viên để tránh tâm lý tỵ hiềm trong nội bộ. Các nhà quản trị phải thể hiện sự ưu ái mọi nhân viên dưới quyền như nhau để tạo một khối đồng thuận chung.

Đánh giá hiệu quả làm việc

Công ty có thể thiết lập bản đánh giá nhân viên theo thang điểm từ 1 đến 5 (5 điểm là xuất sắc, 1 là điểm kém). Điểm được cho căn cứ vào thái độ và hiệu quả làm việc của họ. Đi kèm với điểm số là những lý do cụ thể được ghi nhận. Nếu lý do nghiêm trọng có thể dẫn đến quyết định sa thải thì cần phải có chữ ký của nhân viên.

Công ty cũng cần phân biệt giữa thái độ cố hữu và thái độ do hoàn cảnh để giúp đỡ nhân viên mình. Ví dụ người bị điểm số 2 được ghi chú “Đi trễ, áo quần xốc xếch, có vẻ buồn” thì sẽ được nhà quản trịnhân sựtìm hiểu hoàn cảnh riêng để giúp đỡ. Còn nếu người bị 2 điểm có ghi chú “Đi trễ, vừa đi vừa nhởn nhơ hút thuốc” thì chắc chắn sẽ bị nhắc nhở.

Không chần chừ khi sa thải

Tất nhiên, không công ty nào muốn trường hợp này xảy ra, nhưng vẫn có lúc buộc phải ra quyết định sa thải một nhân viên nào đó thì cần dứt khoát hành động ngay để tránh ảnh hưởng xấu đến công ty. Quy trình chuẩn nên tiến hành là: gửi văn bản cảnh cáo, họp kiểm điểm, thử thách, tạm đình chỉ và sa thải. Tuy nhiên, tùy vào hợp đồng lao động đã ký giữa công ty và người lao động, có thể cho ngừng việc ngay nếu một nhân viên vi phạm hoặc không hoàn thành trách nhiệm.

Cho dù công ty có nhân viên giỏi chiếm được tình cảm của nhiều khách hàng, nhưng nếu người đó kiêu ngạo, thường xuyên phá vỡ nội quy công ty, làm gương xấu cho mọi người thì việc sa thải anh ta là cần thiết, cho dù có khó khăn hay tiếc rẻ vì có vậy mới duy trì được sự ổn định trong nội bộ công ty.

Quantri.Vn

ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN CẦN MỘT CÁCH NHÌN KHÁC

Thuật ngữ “đánh giá nhân viên” hiện đang được khá nhiều doanh nghiệp sử dụng, với cả một quy trình đánh giá nhân viên. Nhưng trên thực tế, việc “đánh giá nhân viên” luôn là nỗi ám ảnh của các nhà quản lý, và luôn mang đến nỗi thất vọng cho nhân viên. Điều này xuất phát từ sai lầm trong cách hiểu về đối tượng cần đánh giá.

Chúng ta không nên đánh giá nhân viên (qua cá tính, thói quen, phong cách giao tiếp, mối quan hệ… ), mà chỉ cần nhìn nhận, xem xét những gì nhân viên đã và sẽ cống hiến cho doanh nghiệp vì mục tiêu của doanh nghiệp. Nghĩa là, đối tượng đánh giá là những gì nhân viên làm được và có thể làm được, nói cách khác là “năng lực và thành tích” của nhân viên, chứ không phải là chính nhân viên. Vậy nên hiểu thế nào về năng lực và thành tích?

Thành tích là những gì đã đạt được. Đánh giá thành tích chính là đánh giá hiệu quả công việc. Vì vậy, đánh giá hiệu quả công việc tức là đánh giá hiện tại.

Năng lực là kiến thức, kỹ năng, thái độ làm việc của nhân viên. Đánh giá năng lực là đánh giá những giá trị tiềm ẩn bên trong nhân viên. Nói cách khác, đánh giá năng lực là đánh giá tương lai. Một nhân viên có năng lực tốt, được đặt đúng vị trí  với điều kiện làm việc phù hợp thì sẽ có hiệu quả công việc tốt.

Nếu thành tích là cơ sở  để trả lương, xét tăng lương, thưởng, thì năng lực là cơ sở để hoạch định nguồn nhân lực (lập kế hoạch đào tạo và phát triển, thuyên chuyển, bổ nhiệm… ), là thước đo để dự báo khả năng hoàn thành mục tiêu công việc của nhân viên, mục tiêu của doanh nghiệp là cơ sở để trả lương theo năng lực.

Thực ra, đánh giá năng lực và thành tích không khó, cái khó là có đủ thông tin để đánh giá hay không. Hiện vẫn còn hơn 80% nhà quản lý và trưởng phòng nhân sự vẫn xem bản mô tả công việc là cơ sở để đánh giá công việc và thành tích. Cách làm này không sai nhưng chưa đủ, nhất là với những daonh nghiệp kinh doanh dự án, hiện thượng nhân viên làm dự án bị thuyên chuyển liên tục qua nhiều bộ phận với nhiều vị trí công việc sẽ là trở ngại rất lớn khi đánh giá nếu lấy mô tả công việc làm cơ sở.

Muốn cho nhân viên tâm phục khẩu phục, cần phải có tiêu chí hoàn thành công việc, hay còn gọi là KPI để đánh giá thành tích, và bộ tiêu chuẩn năng lực để đánh giá năng lực.

Ngày nay, hầu hết doanh nghiệp Việt đã có được tiêu chí hoàn thành công việc. Tuy nhiên, bộ tiêu chí này được xây dựng một cách rất chủ quan, không thực sự phù hợp với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp, hoặc chưa phù hợp với từng vị trí công việc và tình hình thực tế sản xuất, kinh doanh.

Vì vậy, dù có đủ tiêu chí nhưng khi đánh giá, doanh nghiệp vẫn gặp sự phản ứng hoặc thiếu hợp tác của nhân viên. Thậm chí, không ít doanh nghiệp không tự xây dựng bộ tiêu chí cho mình mà lại sao chép từ một doanh nghiệp nào đó trong ngành hoặc lĩnh vực liên quan.

Điều này được xem là rất tệ trong công tác quản lý, vìnhân sựmỗi doanh nghiệp, dù cùng ngành nghề nhưng vẫn có những đặc thù riêng, quy trình làm việc và mục tiêu khác nhau, nên không thể dùng chung tiêu chí đánh giá. Vì vậy, để việc đánh giá thành tích hiệu quả, daonh nghiệp cần đầu tư xây dựng một cách nghiêm túc bộ tiêu chí hoàn thành công việc cho riêng mình.

Bộ tiêu chí này phải là tiêu chí định lượng. Khi nào tiêu chí công việc còn định tính, khi đó vẫn còn tranh chấp và bức xúc sau mỗi kỳ đánh giá. Kể cả khi đã có tiêu chí định lượng, doanh nghiệp cũng phải làm rõ về thước đo cho từng tiêu chí cụ thể trước mỗi nhân viên, tránh tình trạng tiêu chí đánh giá và thước đo bị thay đổi liên tục gây cảm giác thiếu công bằng cho nhân viên.

Mỗi bước (công đoạn) công việc đều có một kết quả nhất định , nếu chúng ta đo trên qui trình làm việc, thì sẽ đo rất sát với thực tế và đảm bảo không bị thiếu sót. Vả lại, khi đo trên qui trình làm việc, chúng ta có nhiều cơ hội để phát hiện lỗi và điều chỉnh qui trình liên tục để cải tiến công việc, đồng thời, nó cũng hạn chế được trở ngại khi nhân viên bị thay đổi vị trí công việc thường xuyên theo kiểu làm dự án như đã nói.

Riêng với tiêu chuẩn năng lực hay còn gọi là “tự điển năng lực” thì rất ít doanh nghiệp  Việt có. Một số doanh nghiệp có tiêu chuẩn năng lực nhưng cũng rất chung chung hoặc sao chép nên không thể đánh giá được. Tiêu chuẩn năng lực là một bộ thông tin lớn và không dễ xây dựng, nhưng thiếu nó, chúng ta không chỉ gặp khó khăn khi đánh giá năng lực mà tất cả các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác đều bị vướng vì thiếu cơ sở để hoạch định nguồn nhân lực, đào tạo và phát triển, tuyển dụng, bổ nhiệm…

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp chỉ đánh giá năng lực và thành tích vào dịp cuối năm, làm cơ sở xét thưởng và tăng lương. Định kỳ đánh giá quá dài (1 năm/lần) không chỉ làm cho doanh nghiệp mất cơ hội để điều chỉnh tiêu chuẩn đánh giá, mà ý nghĩa khuyến khích của phần thưởng cũng không còn đầy đủ giá trị. Đó là chưa kể, để lâu, chúng ta dễ bị quên thành tích nhưng lại có nguy cơ nhớ rất rõ lỗi của nhân viên, làm ảnh hưởng đến kết quả đánh giá. Vì vậy, doanh nghiệp nên đánh giá thường xuyên, định kỳ hàng tháng hoặc ít nhất 3 tháng/lần để đảm bảo bám sát mục tiêu của doanh nghiệp và các giá trị phần thưởng.

Khi doanh nghiệp thực hiện được việc đánh giá năng lực và thành tích hiệu quả, kết quả chúng ta thu được không chỉ là sự hài lòng của nhân viên, công bằng trong trả lương, thưởng…, mà quan trọng hơn, chúng ta còn có nhiều cơ hội để cải tiến công việc, tiết kiệm chi phí, hoạch định nguồn nhân lực và hoạch định mục tiêu sản xuất kinh doanh hiệu quả hơn.

Quy trình phân tích công việc

Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết phân tích công việc.
Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.

1.1. Khái niệm:
- Phân tích công việc là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng theo yêu cầu của công việc và làm cơ sở xác định cho việc quản trị nhân sự nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất.
- Phân tích công việc cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm của công việc, làm cơ sở cho việc xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
- Bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê các quyền hạn trách nhiệm khi thực hiện công việc, các mối quan hệ trong báo cáo thực hiện công việc, các điều kiện làm việc, trách nhiệm thanh tra, giám sát các tiêu chuẩn cần đạt được trong quá trình thực hiện công việc.
- Bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản tóm tắt những yêu cầu về phẩm chất cá nhân, những nét tiêu biểu và đặc điểm về trình độ học vấn, năng lực, nguyện vọng, sở thích... Của người thực hiện công việc.
Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc được sử dụng làm thông tin cơ sở cho việc tuyển lựa, chọn lọc và đào tạo nhân viên, đánh giá việc thực hiện công việc và trả công lao động.

1.2. Thông tin để thực hiện phân tích công việc:
Để thực hiện phân tích công việc được chính xác cần phải sử dụng các loại thông tin dưới đây:
1. Thông tin về tình hình thực hiện công việc:
Các thông tin được thu nhập trên cơ sở của công việc thực tế thực hiện công việc, như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc.
2. Thông tin về yêu cầu nhân sự:
Bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân.
3. Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc.
4. Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc:
Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay công việc... Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên.
5. Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc:
Bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, của công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục...

1.3. Trình tự thực hiện phân tích công việc:

Bước   nhân sựhttp://blognhansu.Net1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý nhất.

Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có).

Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự như nhau.

Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tuỳ theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập. Tuỳ theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu nhập thông tin sau đây: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi.

Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó.

Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.

P5media

Phát triển nhân viên

So sánh hai mô hình phát triển nhân viên mới và cũ:

Quan tâm đến những nhu cầu phát triển:

Tại sao những nhà quản lý thường không quan tâm nhiều đến nhu cầu phát triển của nhân viên.

• Những nhà quản lý thường cảm thấy rằng họ không có thời gian và đó là nhiệm vụ của phòng quản lý nguồn nhân lực. Với lịch làm việc bận rộn, họ sẽ cảm thấy rằng, nhân viên đã đáp ứng được mong đợi của mình nên bạn chỉ quan tâm đến các kỳ đánh giá công việc định kỳ của nhân viên. Và nếu nhân viên làm việc không tốt, họ sẽ không muốn mất thời gian để cung cấp những nguồn lực phát triển cho nhân viên.
• Thêm vào đó, những nhà quản lý thường tránh các buổi thảo luận về việc phát triển nhân viên bởi vì những buổi thảo luận này thường là khó khăn với nhiều lý do khác nhau.
 Nhà quản lý sẽ không cảm thấy thoải mái khi nói chuyện với những nhân viên làm việc kém nếu như không có kế hoạch hành động rõ ràng để cải thiện khả năng làm việc của nhân viên.
 Tương tự, nếu không có được những cơ hội phát triển, nhà quản lý có thể sẽ tránh nói chuyện về việc phát triển nghề nghiệp với những nhân viên giỏi vì họ không muốn mất nhân viên.

Hậu quả của việc bỏ qua nhu cầu phát triển.

Những nhân viên giỏi, cũng là những nhân viên có năng lực cao có thể:

• Cảm thấy không được quan tâm và không có động lực. Nếu không có cơ hội phát triển, tinh thần và động lực của nhân viên nòng cốt có thể trở nên bị suy giảm. Và kết quả là, họ có thể không tập trung vào công việc và không cố gắng làm tốt công việc hơn.
• Nghỉ việc nếu họ không thấy cơ hội phát triển. Những nhân viên hàng đầu sẽ tìm kiếm những thách thức bên ngoài bộ phận hay công ty của bạn.
Mặt khác, nhân viên kém sẽ:
• Không cải thiện được khả năng làm việc và duy trì năng suất làm việc kém, gây ảnh hưởng đến những nhân viên giỏi khác.
• Nảy sinh tiêu cực. Khi họ không có cơ hội thăng tiến thì những nhân viên kém sẽ chia sẻ sự thất vọng với những người khác và có thái độ thù địch.

Và đối với nhà quản lý. Khi sự phát triển nhân viên bị bỏ qua, bạn:

• Bỏ qua cơ hội hướng sự phát triển của nhân viên phù hợp với hướng phát triển của công ty.
• Có thể có những nhân viên không chịu làm việc, không hạnh phúc.
• Không có dự phòng khi những nhân viên giỏi nghỉ việc.

Bạn động viên nhân viên bằng cách nào?

Trong quá khứ, các nhà quản lý thường tập trung nỗ lực vào các “nhân tố bên ngoài” – những nhân tố công việc liên quan tới môi trường công việc. Nhưng nhân tố thúc đẩy này bao gồm:

• Chính sách và phúc lợi của công ty.
• Điều kiện làm việc.
• Lương và khen thưởng.
• Tình trạng công việc.

Ngày nay, những nhà quản lý nhân sự thành công hiểu rằng tập trung vào những nhân tố bên ngoài thường chỉ là thúc đẩy ngắn hạn. Họ hiểu rằng tác động đến nhu cầu, mong muốn bên trong của nhân viên sẽ đạt được kết quả tốt hơn. Việc thúc đẩy như vậy gọi là “nhân tố bên trong”, nó liên quan đến nội dung công việc và mối quan tâm của nhân viên. Những nhân tố thúc đẩy này bao gồm:

• Những thành tích trong công việc.
• Phản hồi tích cực về chất lượng công việc.
• Cơ hội để phát triển và học tập.
• Cảm nhận về trách nhiệm đối với công việc.

Phát triển những nhân viên hàng đầu.

Thấu hiểu được những động lực thúc đẩy nhân viên hàng đầu.

Cách dễ nhất để tìm hiểu đơn giản là hãy trao đổi với họ trực tiếp. Những câu hỏi gợi ý:

• Bạn thích thú với công việc nào nhất?
• Bạn cảm thấy những kiến thức nào là thú vị nhất để học?
• Hình thức thưởng nào có tác dụng thúc đẩy bạn nhất? Bạn có nỗ lực làm việc vì tiền, thăng tiến, mối quan hệ, danh vị, thời gian linh hoạt, hay những thách thức trong công việc?

Đôi khi những câu hỏi này rất khó hỏi trực tiếp. Thay vì vậy, bạn có thể suy luận câu trả lời bằng cách hỏi những câu hỏi gần như vậy, như là: Bạn thích gì hay không thích gì trong công việc? Nói cách khác, bạn có thể đơn giản là dành sự chú ý vào hành vi của nhân viên, ghi lại những nhiệm vụ mà họ dường như thích thú và xem những điều gì là thúc đẩy họ nhất.

Hơn nữa, hãy tìm hiểu những điều làm nhân viên cảm thấy khó chịu trong công việc như đồng nghiệp gây khó khăn, hay là không đủ thách thức để họ tiến lên phía trước. Cố gắng đáp ứng nhu cầu và mong muốn của họ - và loại trừ những trở ngại trong khả năng tốt nhất mà bạn có thể.

Đặt ra những thách thức phù hợp.

Đặt ra cho những nhân viên hạng A những thách thức phù hợp chứ không nhất thiết là phải thăng tiến họ như xác định lại công việc hay mở rộng vai trò hiện tại. Chìa khóa thành công là hãy để họ thực hiện những nhiệm vụ mới thách thức hay công việc chưa thực hiện tốt, gia tăng trách nhiệm và kỳ vọng vào công việc hiện tại của họ.

Tốt nhất, bạn hãy giao cho họ những nhiệm vụ mà họ quan tâm và cảm thấy thách thức. Hãy luôn nhớ rằng những cơ hội nghề nghiệp tốt thường nằm ngoài bộ phận của bạn – và với vai trò người quản lý, bạn có điều kiện tốt hơn để phát hiện những cơ hội này. Làm việc với bộ phận quản lý nguồn nhân lực hay các phòng ban khác để xác định những công việc, cơ hội này.

• Để những nhân viên hàng đầu thực hiện một dự án ngay từ đầu.
• Hãy cho những nhân viên có nhiều tiềm năng cơ hội để giải quyết những công việc hay sản phẩm đang có vấn để.
• Luân chuyển công việc cho những nhân   nhân sựhttp://blognhansu.Netviên loại A trong các môi trường công việc khác nhau.
• Phân công cho nhân viên giỏi thực hiện những dự án đặc biệt. Những dự án này, có mục tiêu và thời gian thực hiện rõ ràng, để nhân viên có cơ hội thực hành khả năng giải quyết vấn đề, làm việc với các đội nhóm theo chức năng dọc và khám phá ra những vị trí phù hợp hơn với nhân viên. Thông thường, những người tham gia có thể làm việc trong các dự án bán thời gian, để họ không lãng quên những nhiệm vụ hiện tại.

Tìm người hướng dẫn cho những nhân viên hạng A

Kết hợp nhân viên hàng đầu với người có kinh nghiệm đáng tin cậy để hướng dẫn nhân viên phát triển khả năng và xác định đúng con đường nghề nghiệp. Những người này không nhất thiết phải trong công ty. Họ sẽ giúp nhân viên:

• Hiểu rõ được những lựa chọn nghề nghiệp.
• Hiểu rõ hơn về tổ chức và các chính sách.
• Xây dựng mạng lưới hỗ trợ.
• Vượt qua được những trở ngại trong công việc.

Chú ý quan trọng.

• Tăng cường sự hợp tác giữa những nhân viên tài năng trong công ty. Mọi người thường ở lại trong công ty bởi vì mối quan hệ đồng nghiệp tốt. Điều này có thể thực hiện thông qua các mạng xã hội hay những nhiệm vụ đặc biệt hay làm việc theo nhóm.
• Luôn chú ý những tín hiệu khác thường. Những nhân viên hàng đầu thường làm việc quá tải. Tuy nhiên, làm việc quá nhiều có tốt cho những nhân viên hàng đầu của bạn không? Hãy hành động thật nhanh chóng hay là bạn sẽ đánh mất những nhân viên tốt nhất của mình.

Phát triển những nhân viên giỏi

Thật dễ dàng để nhận ra những nhân viên mang lại nhiều giá trị và thường xuyên đạt được sự khen thưởng. Nhưng cũng đừng quên những nhân viên khác cũng có tầm quan trọng không kém: những người đáp ứng được yêu cầu nhưng không phải là nhân viên xuất sắc. Trong khi những nhân viên này không nỗ lực tìm kiếm ánh hào quang, thì việc nhà quản lý nhân sự công nhận, đánh giá và phát triển những nhân viên này là thật sự quan trọng. Những nhân viên rất ổn định và đáng tin cậy này là trụ cột của công ty; họ giữ cho tổ chức luôn phát triển. Những nhân viên này rất có giá trị đối với công ty bởi vì họ thường:

• Có được hiểu biết sâu sắc về lịch sử và quy trình của công ty. Họ biết được những gì đã làm được và chưa làm được. Những nhân viên này thường cảm thấy thoải mái về công việc và dường như mong muốn ở lại công ty.
• Thích ứng nhanh chóng với những thay đổi lớn của công ty dễ dàng hơn những nhân viên hạng A bởi vì họ ít bị ảnh hưởng hơn bởi điều đó. Họ có thể giúp đỡ những người khác vượt qua những khó khăn bằng sự ổn định và động viên người khác.
• Họ từng là những siêu sao nhưng đã rời bỏ vị trí đó vì nhiều nguyên do khác nhau, như cân bằng lại giữa công việc và cuộc sống. Vì vậy, họ có thể có những kỹ năng cần thiết để đảm trách nhiều trách nhiệm hơn.

Phát triển những nhân viên hạng B.

Để phát triển những nhân viên tốt, hãy dùng cùng cách thức mà bạn áp dụng với nhân viên hàng đầu: tìm hiểu những sở thích, giá trị và những kỹ năng tốt nhất.

• Định kỳ hãy nói chuyện với nhân viên để tìm hiểu những điều mà nhân viên quan tâm nhất. Bạn có thể thấy rằng một số nhân viên hạng B sẽ có năng lực trở thành ngôi sao nếu cho họ cơ hội phát triển và sự khuyến khích phù hợp.
• Xác định những nhân viên có tiềm năng phát triển và cho họ những nhiệm vụ khó khăn. Những nhiệm vụ này tốt nhất là tạo cho nhân viên những thách thức mà khuyến khích nhân viên học thêm những kỹ năng mới và những kiến thức mới. Phân công công việc cho nhân viên thật thận trọng để đảm bảo nhân viên không bị quá tải.
• Một số nhân viên hạng B cần được hướng dẫn. Bạn hãy chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm để giúp tối đa hóa tiềm năng của nhân viên và giúp họ đạt được những mục tiêu đã đặt ra từ trước. Điều này sẽ giúp xây dựng một quá trình hai chiều phụ thuộc theo mối quan hệ hợp tác.
• Phải luôn xem xét việc động viên, khuyến khích nhân viên để tăng cường khả năng thực hiện công việc hay những kỹ năng trong cuộc sống thông qua đào tạo. Việc học tập có thể diễn ra dưới nhiều hình thức, bao gồm: những khóa học do phòng quản lý nguồn nhân lực, hội thảo chuyên môn do chuyên gia trình bày, các khóa học tại các trường đại học hay cao đẳng, các lớp học trực tuyến hay các lớp học từ xa.

Nhân viên hạng B cũng là những ứng viên tốt cho việc thăng tiến. Giúp những nhân viên này có thêm kinh nghiệm mới, thông qua luân chuyển công việc hay là thăng tiến phù hợp có thể giúp họ luôn có gắng làm việc với năng suất cao.

Thường xuyên công nhận sự đóng góp.

Hãy để cho nhân viên biết rằng họ quan trọng và những đóng góp của họ được công ty công nhận:

• Nói với nhân viên về giá trị của họ. Cho họ thấy rằng bạn quan tâm thực sự đến họ bằng cách cho họ biết tầm quan trọng của họ đối với công ty.
• Lắng nghe ý kiến của nhân viên. Khi mà nhân viên có những đề nghị, hãy lắng nghe cẩn thận. Dành thời gian để phản hồi và nếu đề nghị của nhân viên được chấp nhận, bạn hãy khen ngợi hoặc khen thưởng nhân viên.
• Khen ngợi những thành tựu mà nhân viên đạt được. Bạn phải biết được mọi vấn đề trong công việc của nhân viên, đặc biệt là những thành quả nhân viên đạt được. Thể hiện sự trân trọng nhân viên với bản thân nhân viên và những người khác.
• Tin tưởng nhân viên. Cho nhân viên thấy được sự tin tưởng của bạn bằng cách cho phép họ chọn lựa cách thức làm việc và ra quyết định phù hợp với từng cấp độ, kỹ năng của nhân viên.

Trên hết, bạn phải dựa vào những quy định của công ty đối với những nhân viên này. Hãy tìm hiểu những nhân viên có động lực và khả năng để phát triển lên vị trí cao hơn. Hãy chuẩn bị cho những nhân viên này trở thành nhân viên hạng A bằng cách cung cấp cho nhân viên nguồn lực và cơ hội phát triển.

Đối với những nhân viên kém.

Xác định nhân viên hạng C.

Mặc dù những nhân viên hạng C làm việc không hiệu quả nhưng bạn cũng không nên bỏ qua họ. Trên hết, bạn phải dành thời gian để xác định những nhân viên nào là loại C và sau đó mới quyết định những hành động tiếp theo. Việc không xác định những nhân viên thực hiện công việc kém có thể tạo ra những tác động tiêu cực vào kết quả của công ty. Những nhân viên này thường:

• Ngán đường những nhân viên tài năng hơn.
• Sẽ tạo ra những nhân viên hạng C khác.
• Gây ra trạng thái tâm lý tiêu cực cho những người xung quanh.
• Tạo ra văn hóa không tốt, sẽ làm cho những nhân viên khác cảm thấy khó chịu, ức chế.

Một khi bạn đã phân biệt được những nhân viên này, bạn phải quyết định những hành động tốt nhất dành cho họ.

Phát triển họ lên hay loại ra khỏi cuộc chơi.

Nói chung, chiến lược dành cho nhân viên hạng C là tập trung cải thiện kết quả công việc. Đầu tiên là cố gắng thúc đẩy họ thực hiện công việc ở mức độ chấp nhận được. Để làm điều này, nhà quản lý cần phải:

• Cho nhân viên những mục tiêu xác định rõ ràng.
• Tạo ra một con đường bắt buộc và thời gian cố định để đạt được những mục tiêu đó.
• Hãy dứt khoát về hướng mà nhân viên cần phải cải thiện.
• Sẵn sàng hướng dẫn và cho những phản hồi đúng.

Tuy nhiên, một số nhân viên không thể hoặc không muốn cải thiện kết quả công việc của họ. Hành động tốt nhất đối với những nhân viên này là loại họ ra khỏi công việc hiện tại. Điều này có nghĩa là cố gắng tìm cho nhân viên một vị trí khác trong công ty mà họ có thể thành công hoặc loại trừ ra khỏi công ty.

Sa thải nhân viên hạng C

Trước khi sa thải một nhân viên, bạn cần phải chắc chắn rằng sa thải một người là điều nhất thiết phải thực hiện. Nếu như bạn quyết định như vậy, đảm bảo rằng bạn đang có những tài liệu về kết quả công việc hay những vấn đề trong cư xử và các bước mà bạn đã giúp nhân viên cải thiện. Cuối cùng, bạn luôn cần lời khuyên từ bộ phận pháp lý và bộ phận quản lý nguồn nhân lực để biết được những quy định về sa thải trong tình huống cụ thể của bạn.

Sa thải nhân viên thường là một việc khó khăn. Hãy luôn ghi nhớ mục tiêu nền tảng cho hành động này: tăng cường sức mạnh cho nhân viên tài năng để tăng hiệu quả cho công ty. Mọi nỗ lực của bạn trước tiên phải dành cho công ty, không phải cho một cá nhân nào đó. Nếu nhân viên hạng C vẫn còn trong bộ phận của bạn, bạn đang làm tổn hại đến kết quả hoạt động của công ty.

Hãy luôn nhớ rằng để nhân viên làm việc yếu kém tiếp tục làm việc, nơi mà họ không được đồng nghiệp hỗ trợ sẽ làm tổn thương nhân viên nhiều hơn. Đưa họ ra khỏi vị trí đó không chỉ tốt cho công ty mà còn tốt cho cả nhân viên nữa.

Kỷ Yếu Ngày Nhân Sự Việt Nam - Vietnam HRDay

Một ông chủ tốt

Khi tìm việc, ông chủ có quyền lựa chọn nhân viên, ngược lại, nhân viên cũng có quyền lực chọn ông chủ. Vì vậy đừng nghĩ rằng chỉ cần lo đánh giá, hạch xét nhân viên của mình mà không nghĩ đến việc xem xét lại chính bản thân mình.

Một lời gợi ý được hé mở trên tạp chí Leadership là, một nhà quản lý cần biết làm ngược lại với những cảm giác của mình. Nếu bạn cảm thấy bạn đáng được tán dương, hãy cứ tán dương mình. Nếu bạn cảm thấy muốn thương hại chính mình, hãy thương hại luôn cả những người đã làm việc lâu hơn bạn hoặc những người phải làm việc trong điều kiện giờ giấc khó khăn (những người không bao giờ được nghỉ ngày cuối tuần hoặc ngày lễ). Nếu bạn thấy mình đáng được quan tâm, hãy quan tâm luôn đến những vấn đề hay sự tròn trách nhiệm của những người khác nữa.

Tiêu chí để trở thành một ông chủ tốt

1. Bạn là người hay la hét?

Một ông chủ tốt phải là người biết kiên nhẫn, sự la hét không thể tự động làm ai đó trở nên giỏi hơn. Sự lãnh đạo dựa trên sợ hãi có thể sẽ có hiệu quả trong thời gian ngắn nhưng lắng nghe mới là điều tốt cho việc giao tiếp của một người lãnh đạo.

2. Bạn có tạo được môi trường tôn trọng trong cơ quan?

Tôn trọng lẫn nhau là yếu tố thiết yếu để hình thành một môi trường làm việc tốt. Khi một cá nhân cảm thấy mình bị thiếu tôn trọng, sẽ rất khó để anh ta có thể tôn trọng trở lại những người không cư xử phải phép với mình.

3. Bạn có cung cấp các công cụ và chương trình đào tạo đầy đủ?

Nhiều công ty lấy lí do không đủ kinh phí để không cung cấp đủ công cụ và các chương trình đào tạo cho nhân viên. Nếu bạn là lãnh đạo, bạn phải hiểu rằng việc đào   nhân sựhttp://blognhansu.Nettạo sẽ không hiệu quả khi chỉ biết đến những hội thảo tốn kém. Có nhiều hơn thế những cách thức mà một người lãnh đạo có thể tạo điều kiện cho nhân viên của mình học hỏi thêm.

4. Bạn có tạo nên sự hỗ trợ tích cực?

Một số ông chủ không muốn nhắc đến việc tăng cường hỗ trợ cho nhân viên để họ làm việc hiệu quả hơn đơn giản là vì như thế ông ta sẽ phải tăng lương hay tăng thưởng cho họ.

5. Bạn có mức đánh giá đúng quy mô và thời điểm tăng lương cho nhân viên?

Thông thường, mức lương của 1 nhân viên là bao nhiêu phụ thuộc vào chính khả năng thương lượng của anh ta. Nếu bạn không có một thang lương cố định cho toàn thể nhân viên thì rất có thể mọi người sẽ cảm thấy thiếu công bằng và nảy sinh bất mãn. Quyết định tăng lương cần phải dựa trên đánh giá hiệu quả làm việc đều đặn chứ không chỉ đơn giản là buổi họp tổng kết cuối năm.

6. Bạn có khả năng khuyến khích?

Khuyến khích không phải là việc dễ dàng, bạn cần phải tìm đúng động cơ để thúc đẩy từng nhân viên. Công việc này thể hiện ở nhiều hình thức chứ không chỉ đơn giản là tiền bạc. Một số công ty đã cho phép nhân viên xuất sắc của tháng nhận thưởng một sản phẩm trong catalogue của hãng, một số khác lại dùng ngày nghỉ để khích lệ sự phấn đấu của nhân viên. Không chỉ có thế, một nhà lãnh đạo giỏi có thể dùng khả năng giao tiếp của mình để khích lệ nhân viên và còn hữu hiệu hơn cả các phần thưởng khác.

7. Bạn sẽ giúp đỡ nhân viên khi họ khó khăn?

Để trở thành một ông chủ tốt, bạn cần phải quan tâm đến nhân viên của mình cả ở mức độ cá nhân. Tất nhiên là không phải để biết chi tiết toàn bộ đời sống nhân viên của bạn nhưng chắc hẳn nhân viên của bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu họ biết rằng có ai đó ở cơ quan – nơi mà họ dành hầu hết thời gian trong ngày – vẫn quan tâm đến họ.

8. Bạn có tạo cơ hội cho nhân viên nhận trách nhiệm, được thăng tiến sau khi đã hoàn thành xuất sắc công việc?

Sẽ thật khó chịu nếu hoàn thành công việc hơn cả mong đợi của cấp trên (hay cả cấp trên của cấp trên nữa) nhưng rồi lại thấy người thân cận của sếp mình được ghi nhận công lao.

9. Bạn có thể hiện tính lãnh đạo?

Điều này có một chút mơ hồ, nhưng nói chung, hãy thể hiện mình ở một hình mẫu lãnh đạo. Hãy là một ví dụ tốt, đúng như nhà lãnh đạo mà nhân viên của mình mong đợi.

10. Bạn có làm việc hiệu quả?

Tiêu chí đánh giá hiệu quả của một người lãnh đạo chính là hiệu suất mà nhân viên của họ thực hiện được. Điều này dù có khó đo lường, và cũng có thể có một số nhân viên sẽ làm tốt công việc bất kể sếp họ là ai. Tuy nhiên, nếu bạn là ông chủ của một công ty nhỏ, hiệu suất của công ty chính là hiệu quả của bạn. Điều này sẽ bớt chính xác với các tập đoàn lớn hơn.

Hãy trở thành một ông chủ thực sự, nhờ vậy bạn sẽ có được những nhân viên như ý.

Eduviet.Vn