Thiếu Thì Đã Sao? - Human Resources Management

Thiếu Thì Đã Sao?

Rutherford Phillip, người có hơn 40 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực huấn luyện và phát triển nhân viên, tác giả quyển Mastering Competency-Based Assessment (Nắm Vững Cách kiểm tra Dựa Vào Năng Lực), xuất bản năm 2013, đã san sớt về những thiếu sót nhỏ và hệ quả của điều đó.



Từ một bài thơ cổ

Theo Rutherford, mọi sự vật đều có can hệ đến những sự vật khác. Thí dụ, đời sống có mối liên can đến mùa màng, những gì chúng ta ăn vào hằng ngày có liên hệ với những gì được thu hoạch và rộng ra hơn thì mọi việc xảy ra trong một đơn vị đều có can hệ ít nhiều với lý do mà tổ chức ấy tồn tại. Ông dẫn một bài thơ cổ “Vì thiếu một cái đinh”:

Thiếu một cái đinh mà chiếc móng ngựa bị tuột
Thiếu cái móng ngựa mà con ngựa bị đau
Thiếu một con ngựa mà người kỵ sĩ đến chậm
Thiếu người kỵ sĩ mà thông điệp không đến
Thiếu một thông điệp mà cuộc đấu bị thua
Thiếu một thắng lợi mà vương triều bị đổ

Và mọi chuyện bắt đầu từ thiếu một cái đinh đóng móng ngựa.

Thông điệp của bài thơ là: “Ngay cả sự đổi thay nhỏ nhất trong hành vi của một cá nhân hoặc một nhóm cũng có thể, theo thời gian, thúc đẩy đến việc một công ty có thể đạt được các mục đích kinh doanh hay chiến lược của mình hay không”. Ông nêu ví dụ về kế hoạch ở mức chiến lược của doanh nghiệp. Thí dụ ở mức 5, là mức hoạt động của các vị trí quản lý cao nhất trong doanh nghiệp, thì ở đó sẽ phải đo lường xem các mục đích chiến lược và sứ mệnh của tổ chức có đạt được không. Còn ở mức 1, là mức mà các cá nhân hay nhóm làm việc thì đo lường các mục đích chi tiết hơn dành cho chính họ. Theo đó, hầu như mọi việc trong tổ chức đều liên quan với nhau. Những kế hoạch ở mức chiến lược được phân chia nhỏ dần và cuối cùng biểu đạt trong các hoạt động của cá nhân trong doanh nghiệp, theo thời kì thì những công việc ấy sẽ liên quan đến việc làm cho các mục đích chiến lược của công ty có đạt được hay không.

Viết lại thành một bài thơ mới

Rutherford đã từ khái niệm nêu trên để đề cập đến tiêu chuẩn năng lực của con người trong một doanh nghiệp và lấy đó làm cơ sở trong đánh giá năng lực của mỗi cá nhân. Ông nêu thí dụ: một người làm việc ở mức 2 trong một đơn vị sẽ có trách nhiệm quản lý kế hoạch dự án với các mục tiêu dự án đã được xác định, và phải giám sát những hoạt động trong dự án. Qua thí dụ này, ông nêu nhận xét là: không phải chỉ cần kiểm tra những kỹ năng và tri thức mà còn cần xem xét cả những bối cảnh lúc đánh giá.

Việc kiểm tra này có thúc đẩy gì với các tiêu chuẩn trong tập huấn nhân viên không? Câu giải đáp của ông là khi nhân viên được đào tạo xong và quay về với công tác thì họ không còn được kiểm tra theo tiêu chuẩn huấn luyện mà sẽ theo kết quả công tác. Lúc đó năng lực được lấy làm cơ sở cho việc dự đoán sự thành công trong ngày mai của viên chức. Na ná vậy, khi một ứng viên bên ngoài đến tìm việc thì các yêu cầu về năng lực cho công tác đang tuyển là quan trọng. Do chỉ có thể dựa vào thông tin kí vãng công việc của ứng viên để dự báo thành công mai sau nên việc hiểu rõ bối cảnh, tính chất của các mục tiêu công tác trong phạm vi nghĩa vụ ứng cử viên là rất cần thiết. Các tiêu chuẩn năng lực được viết ra là cho các mục đích nơi làm việc, không phải cho huấn luyện. Chính vì vậy, Rutherford đã viết lại bài thơ cổ cho vấn đề ông đang đề cập:

Thiếu một kỹ năng, làm hụt một năng lực
Thiếu một năng lực, làm mất một khách hàng
Thiếu một khách hàng, làm đơn hàng bị mất
Thiếu một đơn hàng, làm giao kèo bị hủy
Thiếu một hiệp đồng, làm dự án bị dừng
Thiếu một dự án, làm chương trình đứt đoạn
Thiếu một chương trình, làm mục đích không đạt
Thiếu một mục tiêu, làm chiến lược dở dang
Thiếu một chiến lược, làm tổ chức thất thế
Thiếu sự thành công, và CEO xuất phát
Và mọi chuyện khởi đầu từ thiếu một kỹ năng.

Trương chí Dũng, Giám đốc R&D, doanh nghiệp L&A

Cách thức phỏng vấn theo cảnh huống

Nguyên tắc xây dựng các cảnh huống Bạn tạo ra cảnh huống cho phép đánh giá những gì bạn quan tâm trong thời khắc hiện tại. Thí dụ, tôi muốn kiểm tra xem điều gì mà ứng cử viên này cho là quan trọng: lợi tích kinh doanh hay sự   lương   thiện và ý thức bảo vệ danht iếng của doanh nghiệp. Như vậy, tôi cần tạo ra một bài tập tình huống, trong đó, hai nguyên tố này sẽ mâu thuẫn nhau và yêu cầu người tìm việc tìm lời giải.

Trường hợp1 Anh/Chị nhận được một lô kem (thuốc,…v…v..) Mà thời hạn sử dụng đã hết do sự phức tạp trong thủ tục hải quan. Anh/Chị có thể:

A/ Bán lô hàng cho các đại lý theo giá gốc và che giấu nguyên tố thời hạn (có khả năng tiên nghiệm như vậy).
B/ Bán lô hàng cho các đại lý với chế độ giảm giá và thông tin cho họ về việc lô hàng đã hết hạn sử dụng.
C/ Trả lại lô hàng cho nhà cung cấp, chấp nhận thua lỗ - khoản thua lỗ chưa đến mức gây ra sự sụp đổ cho công ty bạn. Hãy lựa chọn phương án giải quyết và giảng giải lập luận của mình.

Trường hợp 2 Anh/Chị là nhân viên một công ty tham vấn. Anh/Chị có một khách hàng rất yếu về marketing (trong khi đơn vị bạn lại chuyên tham vấn về lĩnh vực này). Khách hàng cần doanh nghiệp một chiến dịch lăng xê để tung ra một nhãn hàng mới. Anh/Chị đề xuất khách hàng:

A/ Một dự án nghiên cứu thị trường quy mô và đắt tiền, việc lăng xê được thực hành qua đối tác của tổ chức Anh/Chị.
B/ Một nhóm khách hàng thử nghiệm với phí tổn không đáng kể cho thành viên nhóm này và đơn vị đấu thầu mà đối tác của Anh/Chị cũng là thành viên tham dự.
C/ Chọn một trong hai phương án: Anh/Chị chỉ dẫn đại diện của doanh nghiệp khách hàng để họ tự tiến hành cách cách kể trên, hoặc đơn vị khách hàng sẽ đề xuất Anh/Chị làm điều đó.

Hãy lựa chọn phương án giải quyết và giải thích cho lập luận của mình (chỉ dành cho những người nắm vững về marketing và nguyên tắc hoạt động tham vấn).

Có thể chia các tình huống này làm ba nhóm:

A/ Các kỹ năng cụ thể được đánh giá;
b/ Các giá trị và ý kiến được kiểm tra.
C/ Các mô hình hành vi và đặc điểm cá nhân được đánh giá

Mỗi nhà lãnh đạo và chuyên gia   nhân sự   đều muốn có được một công cụ cụ thể cho phép mình xác định xem người tìm việc tiềm năng có thích hợp với vị trí công tác trong tổ chức hay không. Chúng tôi xin dẫn ra một số nhóm cảnh huống theo chủ đề, các phương án diễn giải và đáp án. Các tình huống được đưa ra, một phần các cảnh huống này hướng đến việc mang lại sự hình dung về các giá trị, mô hình hành vi, đặc trưng cá nhân và tất nhiên là không có các câu giải đáp chuẩn, phù hợp với cảnh huống của tổ chức và văn hóa của tổ chức.

Sự khác biệt cơ bản của cách thức báo cáo hoạt động kinh doanh (Profit & Loss) và phương pháp tính toán dòng tiền mặt (Cash Flow) theo ý kiến kinh doanh diễn tả ở đâu? Mỗi một cách thức tính toán mang lại cho nhà quản lý kinh doanh thông tin phân tích nào?

Khách hàng trình cho Anh/Chị một kế hoạch thời hạn giao hàng. Theo đó, bữa nay là ngày họ phải giao hàng cho Anh/Chị nhưng hàng vẫn không đến tay Anh/Chị đúng lịch. Hành động của Anh/Chị?

Sự khác biệt căn bản của phương pháp báo cáo hoạt động kinh doanh (Profit & Loss) và phương pháp tính toán dòng tiền mặt (Cash Flow) theo ý kiến kinh doanh biểu hiện ở đâu? Mỗi một phương pháp tính toán mang lại cho nhà quản lý kinh doanh thông tin phân tách nào?

Khách hàng trình cho Anh/Chị một kế hoạch thời hạn giao hàng. Theo đó, hôm nay là ngày họ phải giao hàng cho Anh/Chị nhưng hàng vẫn không đến tay Anh/Chị đúng lịch. Hành động của Anh/Chị?

Một nhân viên dưới quyền của Anh/Chị đã không ít lần chứng tỏ khả năng vượt trội của mình so với vị trí công tác hiện tại, ngoài ra do nhiều nguyên nhân khách quan mà vẫn ngồi ở vị trí này, dù mức lương là khá cao, chưa kể mức hoả hồng. Hãy tìm phương pháp để tạo ra sự động viên khuyến khích viên chức này. 1. Hãy xác định các phẩm chất cá nhân cấp thiết đối với viên chức bộ phận bán hàng (bất cứ vị trí nào cấp thiết cho cảnh huống này) và tuyển lựa dụng cụ xác định chúng.

2. Hãy mô tả một nhóm làm việc lý tưởng. Hiện nay hãy nêu ra/diễn tả vị trí của Anh/Chị trong nhóm đó.

Các điểm ưa thích của cá nhân trong nhóm làm việc, kiến thức về cơ sở quản trị

3. Hãy tưởng tượng một cảnh huống, theo đó, trong một tập thể mà Anh/Chị quản lý, có một nhân vật nào đó rõ ràng muốn cạnh tranh với Anh/Chị trong việc gây tương tác với các thành viên. Hành động của Anh/Chị? Khả năng xây dựng mối quan hệ trong tình huống xung đột, khả năng tạo ra thúc đẩy đối với mọi người, khả năng tạo ra sự thu hút.

4. Viên chức thường trốn tránh bổn phận, hỏi đi hỏi lại về cách làm thế nào để hoàn thành công việc hiện tại, nhưng rốt cuộc thì thực hiện tốt. Nhân viên này làm việc trong doanh nghiệp đã được nửa năm. Tình huống này có thể được gọi tên là gì? Hành động của Anh/Chị.

Phogn cách quản lý, khả năng phân tách tình huống phức tạp, khả năng diễn giải tư duy, có khuynh hướng cáo buộc viên chức dưới quyền hoặc giải quyết cảnh huống nảy sinh. Kiến thức về luật khuyến khích độngv iên và phê bình nhân viên.

5. Trong một công ty lớn cxuất hiện cảnh huống sau: trong suốt một thời gian dài, phòng ban bán hàng khu vực chỉ làm việc trong văn phòng cách biệt khỏi các phòng ban khác. Phòng ban bán hàng này lớn, tương đối mạnh và chuyên nghiệp với một vị lãnh đạo kinh nghiệm. Trong một thời điểm nào đó, Ban giám đốc doanh nghiệp đưa ra quyết định sáp nhập tất cả các bộ phận vào một văn phòng chung. Mâu thuẫn xảy ra. Hãy xác định các ý kiến đúng/sai của các bên và yêu cầu cách giải quyết mâu thuẫn.

Khả năng giải quyết xung đột, khả năng phân tích đa yếu tố, khả năng tạo thúc đẩy đối với tình huống, phong cách quản lý, sắp đặt trình tự các ưu tiên.

6. Điều gì tốt hơn: một người thừa hành lý tưởng với tiềm năng nhàng nhàng hay một “ngôi sao” với tham vọng lớn nhưng ít ổn định? Hãy giải thích câu trả lời của mình. Anh/Chị thích chọn ai?

Khả năng phân tích, sự phù hợp hoặc không thích hợp của chính sách công ty nơi nhân viên được tiếp thu vào làm việc

7. Hãy sắp xếp trình tự ưu tiên của ý nghĩa các tham số dữ liệu trong cảnh huống khi Anh/Chị hấp thu một viên chức bộ phận bán hàng:

Các đặc điểm cá nhân (khả năng làm việc dưới sức ép cao, thân thiện, sáng tạo...); Hãy giải thích câu trả lời của mình.

Xếp đặt các trình tự ưu tiên, sự thích hợp-không thích hợp các giá trị doanh nghiệp nơi nhân viên được hấp thụ vào làm việc.

8. Hãy thử mường tượng rằng, có một người nào đó trước đây đã từng ở vào vị trí như Anh/Chị và hiện nay trở thành viên chức dưới quyền của Anh/Chị. Tình huống này có thể được gọi tên là gì? Hành động của Anh/Chị?

Khả năng phân tách, diễn giải, thiên hướng cáo buộc nhân viên, kỹ năng quản trị thực hành.

9. Do thiếu kinh nghiệm và sơ ý, một nhân viên dưới quyền của Anh/Chị đã để mất một hiệp đồng làm ăn lớn. Một viên chức khác thì lại ký được hiệp đồng na ná nhưng lại chèo kéo đối tác trích phần trăm hoả hồng cho mình. Trong trường hợp thứ nhất, doanh nghiệp đã để mất một mối lợi lớn, trường hợp thứ hai – nhận được mức lợi nhuận tương đối hấp dẫn. Hãy biểu hiện phản ứng của Anh/Chị và hành động trong từng cảnh huống.

Tính chân thực và khả năng sắp đặt, bố trí rõ ràng các trình tự ưu tiên ảnh hưởng đến việc không cho phép các hành động tạo ra nghi ngờ của nhân viên. Chừng độ nghiêm khắc khi kiểm tra sơ sót, khả năng   đào tạo   viên chức.

10. Một viên chức trước đây có kết quả làm việc xuất nhan sắc nhưng bây chừ làm việc không được hiệu quả lắm cho dù cũng đã cố gắng hoàn tất nhiệm vụ. Tình huống này nên được gọi tên là gì và hành động của Anh/Chị là gì?

Phong cách và kỹ năng quản trọ, khả năng diễn giải ý nghĩ, khuynh hướng kết tội nhân viên.

11. Một nhânv iên dưới quyền của Anh/Chị đã không ít lần chứng tỏ khả năng vượt trội của mình so với vị trí công việc ngày nay, ngoại giả do nhiều nguyên cớ khách quan mà vẫn ngồi ở vị trí này, dù mức lương là khá cao, chưa kể mức hoa hồng. Hãy tìm phương pháp để tạo ra sự động viên khuyến khích nhân viên này.

Kỹ năng khích lệ khuyến khích viên chức dưới quyền, diễn giải ý nghĩ.

12. Hãy miêu tả tình huống, trong đó nhân viên được bố trí làm việc theo nhóm và sự liên quan giữa mọi người có thể tạo ra những điều không có lợi

Khả năng nhìn nhận các biện pháp phi chuẩn (câu giải đáp đúng – nếu người viên chức ở trong thành thị hoặc trong văn phòng).

13. Hãy biểu lộ chân dung một viên chức dưới quyền lý tưởng của Anh/Chị.

Sự phù hợp giữa tưởng tượng của người tìm việc với thực tại của công ty

14. Trong nhóm có một nhân viên thường xuyên đề nghị mọi người viện trợ mình. Điều tốt và xấu trong cảnh huống này là gì.

Phân tách, diễn giải, ý kiến buộc tội

15. Với nhân cách là một nhà lãnh đạo, Anh/Chị cần phải có khả năng quản lý con người. Khả năng này của Anh /Chị có tốt không? (có lẽ chúng ta thường nhận được câu giải đáp tệ nhất là “tạm bợ được” hoặc “không đến nỗi lắm”). Hãy thử nêu đặc điểm của tôi như một đồng nghiệp tiềm năng hay một viên chức dưới quyền (một cách thật cụ thể và chi tiết: nền văn hóa công sở nào ăn nhập với tôi, các đặc trưng tính cách của tôi là gì, làm thế nào để khuyến khích tôi làm việc...”

Tình huống rưa rứa đã được dẫn ra để kiểm tra nhân iên bán hàng và, hẳn nhiên là không cần phải đưa bài tập này cho ứng viên vào vị trí quản lý phòng ban bán hàng.

Chúng ta đánh giá khả năng kiểm soát stress, khả năng đánh giá chân thực, cởi mở, kha 3năng quản lý con người dựa trên nền móng giao thiệp ngắn ngủi.

Vận chuyên chở, phân phối và phục vụ khách hàng

1. Hãy nêu ra cơ sở nền tảng của các lợi thế công tác chuẩn y các nhà phân phối và nêu thí dụ về các sản phẩm (thị trường, điều kiện), nơi hệ thống công việc hao hao được coi là khả thi.

2. Hãy nêu ra cơ sở nền tảng của các lợi thế của việc giao hành trực tiếp từ kho bãi và dẫn ra các thí dụ về sản phẩm (thị trường, điều kiện), nơi nơi hệ thống công việc tương tự được coi là khả thi.

3. Hãy nêu ra cơ sở nền móng của các lợi thế của công việc phê chuẩn hệ thống phân phối – nhà nhập cảng trực tiếp thực hành việc giao hàng từ doanh nghiệp mẹ và dẫn ra các ví dụ về hàng hóa (thị trường, điều kiện), nơi nơi hệ thống công tác tương tự được coi là khả thi. Các điều kiện pháp lý bắt buộc trong tình huống hao hao?

4. Hãy hình dong rằng, từ 30 khách hàng của mình, Anh/Chị cần chọn tối đa 10 nhà phân phối. Hãy xác định từ 5-10 tiêu chí. Hãy giải thích chúng.

5. Một trong những khách hàng của Anh/Chị yêu cầu phương án mua hàng tính sổ sau. Hành động của Anh/Chị? Hãy giải thích các tiêu chí mà dựa vào đó, Anh/Chị đưa ra quyết định.

6. Nhiệm vụ của Anh/Chị là tạo lập một hệ thống giảm giá linh hoạt tối đa cho các nhà phân phối. Hãy đề xuất các phương án giảm giá có thể và giải thích hiệu quả của từng phương án.

7. Hãy mường tưởng rằng, Anh/Chị cần chuẩn bị một bản dự báo bán hàng cho năm tới. Anh/Chị sẽ hỏi về các dữ liệu nào, Anh/Chị sẽ tính đến chúng bằng cách nào? 8. Anh/Chị cần chuẩn bị một hỗn tạp sản phẩm. Anh/Chị sẽ hỏi về các dữ liệu nào, Anh/Chị sẽ tính đến chúng bằng cách nào? Khả năng lập kế hoạch hẩu lốn sản phẩm.

9. Hãy mường tưởng rằng, trong việc dự báo trữ lượng hàng hóa cần thiết trong kho đã có sự sơ sót nhầm lẫn. Hậu quả của tình huống này có thể là gì? Hãy mường tượng rằng Anh/Chị đã để xảy ra sự cố này. Hành động của Anh/Chị và cách giảng giải? n>Việc nắm bắt ý nghĩa của việc lập kế hoạch dự trữ hàng hóa chính xác đối với kinh doanh. Sự hình dong về việc quản lý hàng trữ kho.

10. Các đồng gnhiệp của Anh/Chị trong bộ phận kinh doanh muốn lượng hàng hóa cần thiết dự trữ phải có trong kho. Nhiệm vụ của Anh/Chị - giảng giải tại sao cảnh huống này khái quát không có lợi xét từ quan điểm kinh doanh.

11. Nhiệm vụ của Anh/Chị - giảng giải vì sao lại cần xác định giới hạn về đơn hàng tối thiểu?

Nắm bắt tính ổn định của tiến trình kinh doanh xét từ quan điểm chi phí cho phân phối và vận tải.

12. Anh/Chị có một nhóm sản phẩm mà 1 kg có giá 10.000 USD và một nhóm mà 1 kg có giá 50 USD. Hãy giải thích các giới hạn về đơn hàng tối thiểu và chuyển vận cho từng nhóm sản phẩm.

13. Khách hàng trình cho Anh/Chị một kế hoạch thời hạn giao hàng. Theo đó, hôm nay là ngày họ phải giao hàng cho Anh/Chị nhưng hàng vẫn không đến tay Anh/Chị đúng lịch. Hành động của Anh/Chị?

Khả năng chịu trách nhiệm, đàm phán, kỹ năng quản lý xung đột.

14. Khách hàng yêu cầu Anh/Chị đưa ra hành động nào đó nhưng Anh/Chị lại không có thẩm quyền (ví dụ, sửa lại hóa đơn), và tỏ ra hung hăng. Hành động của Anh/Chị?

Khả năng quản lý xung đột, khả năng thương thảo, tính trung thành trong việc tuân thủ quy định.

15. Trong các   tài liệu   mà khách hàng gửi cho Anh/Chị có một sơ sót. Anh/Chị cần thông báo điều này cho khách hàng và biết rằng, khách hàng là một người hay tự ái và dễ nối nóng. Hành động của Anh/Chị.

Khả năng làm việc với nguồn thông báo tiêu cực.

16. Trong thời khắc ngày nay, Anh/Chị cho phép giảm giá đối với ba nhà phân phối trong dnah sách của mình. Trong quá trình kinh doanh, con số các nhà phân phối được hưởng chế độ giảm giá có thể sẽ tăng lên nhiều. Anh/Chị sẽ tự chép tay các nhà phân phối này vào danh sách (việc chép tay này có vẻ nhanh hơn) hay sẽ tạo ra sức thức hay mắt xích (việc này có vẻ lâu hơn). Giả thích cách thực hiệnc ủa mình. Sklomost với tự động hóa công tác, khả năng dự báo các phí tổn tạm thời cho tương lai.

Trước mặt bạn là nhiệm vụ sản xuất rất quan yếu. Bạn cho rằng, để giải quyết nó, biện pháp tốt nhất là phương án X. Giám đốc của bạn đề xuất bạn phải thực hành phương án Y. Nhưng bạn cho rằng đối với công tác thì phương án X sẽ tốt hơn. Bạn sẽ làm gì trong cảnh huống này?

Trước mặt bạn là nhiệm vụ sinh sản rất quan yếu. Bạn cho rằng, để giải quyết nó, giải pháp tốt nhất là phương án X. Giám đốc của bạn đề xuất bạn phải thực hành phương án Y. Nhưng bạn cho rằng đối với công tác thì phương án X sẽ tốt hơn. Bạn sẽ làm gì trong tình huống này?

Bạn biết cách tạo thúc đẩy đến người khác. Trước mặt bạn là khách hàng, người mà bạn có thể thuyết phục một cách dễ dàng để anh ta mua món đồ không cấp thiết mặc dù món đồ này hoàn toàn vô hại. Bạn sẽ làm gì trong trường hợp này? Và vì sao bạn lại làm như vậy?

Hãy mường tưởng là có một người đã từng làm việc tại vị trí giống như bạn hiện nay nhưng giờ đây lại là cấp dưới của bạn. Có thể giải thích việc này như thế nào và bạn sẽ hành động ra sao?